Factura electrónica y tiquetes de máquina registradora podrán coexistir

Tiquete de máquina registradora POS

Un contribuyente que vende mercancías o presta servicios soportándolos con tiquetes de máquina registradora por el sistema POS, podrá seguir expidiéndolos y solo utilizaría la facturación electrónica cuando algún comprador del régimen común del IVA necesite tener soporte de la compra.

 

De acuerdo con lo indicado en los artículos 1 y 20 del Decreto 2242 de noviembre de 2015 (el cual quedó recopilado entre los artículos 1.6.1.4.1.1 hasta 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de octubre de 2016), cuando a un contribuyente se le obliga a adoptar el mecanismo de facturación electrónica (o cuando lo adopta de forma voluntaria) ya no puede seguir expidiendo facturas por talonario ni tampoco facturas por computador.

Sin embargo, si el contribuyente es alguien que ha venido utilizando el sistema POS para soportar sus ventas de bienes o prestación de servicios, la obligación de facturar electrónicamente no implica que deba abandonar la expedición de tiquetes de máquina registradora, pues la facturación electrónica sí puede coexistir estos . Así se desprende de la norma contenida en el artículo 16 del Decreto 2242 de noviembre de 2015, recopilada en el artículo 1.6.1.4.1.16 del DUT 1625 de octubre de 2016, y en la que se dispone lo siguiente:

“Artículo 1.6.1.4.1.16. Otros documentos equivalentes de la factura. Mientras no se modifiquen las disposiciones vigentes, podrán utilizarse los otros documentos equivalentes en las condiciones actuales.

El obligado a facturar electrónicamente podrá continuar utilizando los tiquetes de máquinas registradoras POS, cuando su modelo de negocio lo requiera. En estos casos, cuando el adquirente sea un responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, si lo requiere para efectos de impuestos descontables, podrá solicitar la factura correspondiente.


En este evento el obligado a facturar electrónicamente, deberá expedir factura electrónica en las condiciones de la presente Sección.”

Incluso, en la respuesta a la pregunta No. 135 de su cuestionario de preguntas frecuentes sobre facturación electrónica la Dian mencionó lo siguiente:

“Pregunta No. 135 ¿Si un obligado a facturar emite factura tipo POS, al ser un obligado a emitir factura electrónica debe pasar toda su facturación tipo POS a Electrónica?

R/ Tal como lo establece el artículo 16 del Decreto 2242 de 2015, un obligado a facturar que lo haga electrónicamente, podrá continuar utilizando los documentos equivalentes a la factura que la normativa le autoriza para registrar sus ventas”

Factura electrónica solo se expediría a responsable del régimen común que así lo requiera

De acuerdo con lo anterior, si un contribuyente solo emite tiquetes de máquina registradora por el sistema POS para soportar sus ventas de bienes o presentaciones de servicios, sus facturas electrónicas solo serían expedidas cuando el adquirente sea alguien perteneciente al régimen común del IVA que quiera soportar su compra con una factura de venta en lugar de hacerlo con el tiquete de máquina registradora.

Al respecto, debe tenerse presente que de acuerdo a lo indicado en el artículo 4 del Decreto 522 de marzo de 2003 (recopilado en el artículo 1.6.1.4.41 del DUT 1625 de octubre de 2016), no es necesario que en los tiquetes que se expiden por medio de máquina registradora (los cuales se consideran documentos equivalentes a factura de venta) queden consignados los datos del NIT y nombre o razón social del adquirente.

En todo caso, aunque en los tiquetes de máquina registradora no queden consignados los datos del adquirente, el IVA que allí se haya cancelado sí puede ser tomado como descontable en las declaraciones de IVA del comprador, pues así lo indica el inciso segundo del artículo 771-2 del ET. Veamos.

“Artículo 771-2. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables.  Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.”

“los documentos equivalentes a factura de venta en los que no figuren los datos del comprador sí pueden servir para soportar los costos y hasta el IVA descontable”

Nótese cómo la norma dice que para los documentos equivalentes solo se necesita que se cumplan los requisitos de los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del ET, pero no es forzoso que se cumpla con el requisito del literal c) de dicho artículo, el cual hace referencia a incluir los datos del adquirente. No obstante, pese a que los documentos equivalentes a factura de venta en los que no figuren los datos del comprador sí pueden servir para soportar los costos y hasta el IVA descontable, algunos compradores del régimen común insisten en que solo se les den facturas de venta, con todo y el nombre del adquirente, para supuestamente poder soportar sus costos e IVA descontable.

En consecuencia, si algún facturador electrónico que solo expide tiquetes de máquina se llega a enfrentar con un comprador de ese tipo, sería solo en ese momento cuando dejaría de entregarle a dicho comprador el tiquete de máquina registradora y se lo cambiaría por una factura electrónica (ya sea impreso, en archivo XML o en PDF).

2 Comments
  1. Cordial saludo. Lo que vale la pena aclarar, es si el facturador electrónico con sistema POS, debe igual enviar cada factura expedida en formato XML a la DIAN, porque hay confusión entre facturadores POS, si su sistema debe ahora implementar el reporte XML ante la DIAN.

    1. Muchas gracias, por el comentario.

      Para efectos de interpretar la regulación de la facturación electrónica hay que diferenciar entre “Factura de Venta” y “Documento Equivalente”, ya que todo el proceso de generación de XML y envío de soportes a la DIAN esta regulado únicamente para las “Facturas de Venta”, los “Documentos Equivalentes” hasta el momento no están obligados a cumplir con esta norma.

      Dentro de las “Facturas de Venta” están las facturas por computador, la facturación por talonario y la facturación electrónica.
      Dentro de los “Documentos Equivalentes” están los tiquetes de maquinas registradora, la facturación por sistema POS, los tiquetes de cine, las boletas, etc.

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