La factura de venta es un instrumento de control fiscal, pues a través de esta el Gobierno puede hacer frente a la evasión tributaria ya sea garantizando el cobro del impuesto o estableciendo condiciones para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Por otra parte, la factura le permite al comprador acreditar la propiedad del bien y, en el caso del usuario, la adquisición del servicio; en muchas ocasiones, también es exigida por el vendedor o prestador del servicio como requisito para el cumplimiento de la garantía correspondiente, aunque como lo indicamos en otro editorial, de acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC–, los productores, proveedores o expendedores de bienes o servicios no pueden condicionar el derecho a la garantía a la presentación de la factura por parte de los consumidores.

Conociendo un poco sobre la importancia de la factura de venta, es preciso tener en cuenta que para efectos fiscales esta debe contener como mínimo los requisitos que se encuentran estipulados en el artículo 617 del ET.

La factura como un sistema técnico

De acuerdo con lo estipulado en el artículo 684-2 del ET, la DIAN se encuentra facultada para establecer cuáles contribuyentes, previo análisis de su capacidad económica, deben adoptar o implementar sistemas técnicos razonables para el control de su actividad productora de renta y la determinación de sus obligaciones tributarias. Bajo esta disposición, la DIAN expidió su Resolución 000055 de julio 14 de 2016 mediante la cual se adoptan los sistemas técnicos de facturación. Sobre el tema, es válido tener presente que si el contribuyente no ha adoptado dichos sistemas dentro de los tres meses siguientes a la disposición de los mismos por parte de la DIAN, la entidad podrá imponer la sanción de cierre del establecimiento; esta sanción también será aplicable en los casos de violación de dichos sistemas (ver el inciso segundo del artículo 684-2 del ET).
Respecto a la sanción de clausura del establecimiento contemplada en el artículo 657 del ET, es necesario recordar que este fue modificado por el artículo 290 de la Ley de reforma tributaria estructural 1819 de 2016.

¿Quiénes están obligados a facturar?

Se encuentran obligados a expedir factura 5 tipos de contribuyentes: los responsables del régimen común, los que sean señalados por la DIAN como obligados a facturar electrónicamente, los proveedores tecnológicos, los tipógrafos y litógrafos; como también, los responsables del impuesto al consumo, teniendo en cuenta que el literal d) del artículo 6 del Decreto 803 de 24 de 2013, recopilado en el artículo 1.3.37 del DUT 1625 de 2016, establece que los responsables del régimen simplificado del INC de restaurantes y bares se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, aunque la DIAN, mediante su Oficio 009816 de mayo 20 de 2016, manifestó la inexistencia de un marco jurídico que estipule las sanciones aplicables a estos cuando no facturen o lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos.

¿Quiénes no están obligados a facturar?

De acuerdo con lo contemplado en el artículo 616-2 del ET, no se encuentran obligados a expedir factura los bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial y los pertenecientes al régimen simplificado del IVA. Además de los anteriores, según el artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 recopilado en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016 tampoco tienen dicha obligación:

• Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados de petróleo y gas natural comprimido.
• Las empresas prestadoras del servicio de transporte público.
• Aquellos que presten el servicio de baño público.
• Las personas naturales que tengan una relación laboral o legal y reglamentaria.
• Las personas naturales que solo vendan productos o presten servicios excluidos de IVA, siempre y cuando no sobrepasen los topes para pertenecer a dicho régimen.

Los anteriores no están obligados a expedir factura solo sobre las actividades antes señaladas.

Modalidades de facturación

La factura en papel es tal vez la más tradicional de las diferentes modalidades de facturación existentes. En esta debe estar previamente impresa la denominación “factura de venta”, los datos de identificación (nombres y apellidos o razón social del vendedor o prestador del servicio y el NIT de este), el número consecutivo de la factura y, los nombres y apellidos o razón social del impresor de la factura, así como su NIT.

La factura por computador según el artículo 1.6.1.4.7 del DUT 1625 de 2016, dicho sistema se caracteriza por cumplir con los requisitos que se encuentran contemplados en los artículos 617 y 618 del ET. Adicional a lo anterior, el software que se utilice para facturar debe permitir relacionar el artículo o servicio a la tarifa del IVA que le corresponda, además de facilitar la interacción de la programación, control y ejecución de las funciones inherentes a la venta. Es necesario tener en cuenta que, aunque la factura se genera por un medio electrónico, su entrega debe ser física. Sobre el tema lo invitamos a consultar nuestro editorial Facturas en Excel no cumplen los requisitos de facturadores por computador.

La factura a través de la máquina registradora POS, en la cual el documento emitido por esta debe contener como mínimo el nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; el número consecutivo del documento; fecha de operación; descripción de los bienes o de los servicios; y, el valor total de la operación (al respecto, ver el literal a) del artículo 1.6.1.4.25 del DUT 1625 de 2016).

La factura electrónica que se encuentra reglamentada en el Decreto 2242 de 2015 recopilado en los artículos 1.6.1.4.1.1 a 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de 2016. Bajo ciertas circunstancias el obligado a facturar electrónicamente deberá entregar la factura en el formato de generación, mientras que en otros casos deberá entregar la representación gráfica de esta, ya sea en formato impreso o en digital.