La toma física de inventario consiste en contar, verificar y validar físicamente las existencias reales de una empresa (mercancías, productos en proceso o terminados) y compararlas con lo registrado en el sistema contable o de inventarios.

Este proceso permite detectar:

• Faltantes o sobrantes
• Pérdidas, mermas o deterioros
• Errores de registro
• Problemas operativos o de control interno

¿Qué exige la norma colombiana sobre el inventario físico?

Código de Comercio – Artículo 52

El Código de Comercio colombiano, en su artículo 52, establece claramente que:

Todo comerciante debe elaborar un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y, por lo menos, una vez al año, con el fin de conocer de forma clara y completa la situación de su patrimonio. [leyes.co]

Esto significa que como mínimo las empresas del sector retail deben realizar una toma física de inventario anual, independientemente de su tamaño o actividad económica.

Estatuto Tributario y normas contables

El Estatuto Tributario, en concordancia con el Código de Comercio, refuerza esta obligación. Aunque las empresas pueden manejar sistemas de inventario permanente o continuo, esto no las exime de realizar un inventario físico por lo menos una vez al año.

La jurisprudencia y doctrina tributaria han sido claras en afirmar que:

• El uso de inventarios permanentes no reemplaza la obligación de la toma física anual.
• El inventario de cierre del ejercicio fiscal debe coincidir con lo registrado en la contabilidad y en la declaración de renta.

Además, el inventario físico debe servir de soporte para el Libro de Inventarios y Balances, exigido para efectos fiscales y comerciales.

Entonces, ¿cada cuánto se debe hacer el inventario físico?

Según la normativa vigente en Colombia:

✅ Obligatorio:

• Al menos una vez al año, generalmente al cierre del ejercicio contable (31 de diciembre).

✅ Recomendado (mejores prácticas en retail):

• Inventarios parciales o cíclicos (mensuales, trimestrales o por categorías) para mejorar el control y reducir diferencias.

✅ Independiente del sistema usado:

• Incluso si utilizas inventario permanente o un software de gestión, la toma física anual sigue siendo obligatoria.

Riesgos de no realizar la toma física de inventarios

No cumplir con esta obligación puede generar:

• Inconsistencias contables y fiscales
• Riesgos de sanciones por parte de la DIAN
• Problemas en auditorías o revisiones fiscales
• Información errónea para la toma de decisiones
• Pérdidas económicas no detectadas

La tecnología como aliada para la toma de inventarios

En el sector retail, donde el volumen de productos y rotación es alta, contar con un software especializado en inventarios facilita enormemente la toma física, permitiendo:

• Comparar inventario físico vs. sistema en tiempo real
• Controlar ajustes de inventario con trazabilidad
• Reducir errores manuales
• Cumplir con la normativa contable y tributaria
• Optimizar tiempos operativos

Conclusión

De acuerdo con la normativa colombiana, el inventario físico debe realizarse mínimo una vez al año, independientemente del método de control utilizado. Para el sector retail, adoptar inventarios periódicos adicionales y apoyarse en soluciones tecnológicas no solo asegura el cumplimiento legal, sino que mejora el control, la rentabilidad y la toma de decisiones del negocio.