Este módulo está diseñado para configurar campañas promocionales basadas en reglas que otorgan beneficios, como premios y boletas para sorteos. Desde la parametrización podrás definir vigencia, activar o desactivar campañas, crear condiciones y gestionar la emisión/consulta de boletas.

Además, en versiones documentadas internamente, se describe que el módulo permite realizar sorteos, premiaciones y rifas, configurando premios, vigencia, cifras/series a imprimir y la forma de ganar; y que, si un premio expide número de rifa, el sistema imprime los números al finalizar la venta cuando la compra cumple la condición.

Antes de configurar: define si es rifa o juego promocional (punto legal clave)

En Colombia, una rifa se define como un juego de suerte y azar donde se sortean premios en especie entre quienes poseen boletas numeradas en serie continua, puestas en venta a precio fijo y con autorización previa.

En cambio, los juegos promocionales (muy comunes en “por compras desde $X participa”) también pueden tener reglas y autoridad competente según el alcance. En preguntas frecuentes, Coljuegos indica que la supervisión de sorteos de juegos promocionales suele estar a cargo de la autoridad competente del municipio donde se realiza el sorteo; y que ciertas rifas/promocionales de carácter nacional requieren autorización conforme a la Ley 643 y decretos reglamentarios.

⚠️ Recomendación práctica: antes de lanzar la campaña, valida el alcance (local vs. nacional) y la autoridad aplicable (municipio/departamento/Coljuegos), según corresponda. [coljuegos.gov.co]

Paso 1: crea el sorteo y registra TODA la información (como debe jugarse)

En el maestro Premios y sorteos, Delfín almacena datos básicos del sorteo/campaña como:

• Código (obligatorio): identificador del sorteo.
• Nombre (obligatorio): título legible para reportes y seguimiento.
• Detalle: descripción ampliada de reglas, premios y restricciones.
• Fecha inicial / Fecha final: periodo de vigencia de la campaña.
• Activo: estado (Sí/No) que controla si aplica en operación.

Qué debes escribir en el campo “Detalle” (checklist recomendado)

Aquí es donde debes dejar todo lo que el cliente debe saber y lo que tu operación necesita ejecutar sin dudas (la documentación recomienda “documentar en Detalle todo lo que el cliente y la operación deben conocer”).

Incluye, como mínimo:

• Cómo se jugará (mecánica: por compras, por producto, por urna, por lotería, etc.).
• Qué premio es y modelo/referencia del premio (para evitar reclamos).
• Condiciones para participar (quién participa y quién no).
• Cómo se elegirá el ganador (método y reglas).
• Día y hora del sorteo.
• Si se juega por lotería, especifica:
  • cuál lotería,
  • cuántas cifras se toman,
  • si son primeros o últimos números.

💡 Esto te ayuda a estandarizar términos y condiciones, y a tener soporte claro para auditoría interna.

Paso 2: define la vigencia de expedición de boletas (desde/hasta)

La campaña debe tener un periodo definido (fecha inicial y final). Con eso controlas desde cuándo y hasta cuándo se expiden boletas dentro del sistema.

Buenas prácticas (recomendación de operación):

• Alinea la vigencia con tu calendario comercial (fin de semana, quincena, aniversario).
• Evita campañas abiertas sin fecha final.

Paso 3: parametriza las condiciones para expedir la boleta (las “reglas”)

En la sección Condiciones, la documentación indica que puedes definir reglas usando campos como:

• Concepto: (Producto, Grupo, Subgrupo, Totales de la factura).
• Dato: parámetro de la regla (monto/categoría/producto, etc.).
• Aplicar sobre: base de cálculo (Unidades, Valor base, Valor impuestos, Valor total).
• Valor / Resultado: valores de evaluación y lo que se otorga.

Las premiaciones pueden configurarse por producto, grupo, subgrupo o total de ventas, y a su vez por unidades, base, IVA o total.

Ejemplos típicos en retail (para inspirarte)

• Por producto específico: “Compra este producto y recibe 1 boleta”.
• Por grupo o subgrupo: “Compras en la categoría X generan boleta”.
• Por valor de compra: “Por compras desde $100.000 recibe 1 boleta”.
• Por unidades: “Por 3 unidades del producto X, 1 boleta”.

Nota: el ejemplo práctico de la documentación muestra una campaña tipo “1 boleta por cada $100.000 en el total de la factura”. [docs.dlpsystems.co]

Paso 4: configura “Expedir boleta” (cifras, serie… o urna)

En Expedir boleta, el manual documenta dos parámetros:

• Cifras: cantidad de cifras que tendrá la boleta expedida.
• Serie: indica si la boleta posee serie y cuántos dígitos tiene.

Caso especial: boletas para urna (boleta ganadora, no número ganador)

Si tu sorteo se hace por urna y el ganador es la boleta física (no un número ganador por lotería), puedes manejar la emisión sin depender de un número “premiado” por cifras. La documentación soporta la existencia de la emisión/consulta de boletas; y el control de reglas y detalle te permite dejar explícita la mecánica de urna en “Detalle”.

Control y trazabilidad: consulta “Boletas expedidas”

El maestro incluye una pestaña/listado de Boletas expedidas, con el detalle de boletas generadas por la campaña asociadas a cada venta. Esto permite control interno y seguimiento del sorteo.

Beneficios para el negocio (por qué hacerlo desde Delfín y no “en Excel”)

El blog corporativo de DLP Systems resalta que con Delfín puedes registrar promociones, premios y sorteos, mantener control y trazabilidad, y unificar en un solo sistema actividades que normalmente se llevan por fuera.
También se destaca que Delfín ayuda a gestionar campañas y contar con soporte para control interno/auditoría cuando se realizan sorteos y promociones.

👉 Para una visión general del enfoque comercial del módulo, puedes enlazar este contenido: Con Delfín gestiona las promociones, premios y sorteos.

Consideraciones tributarias (mención informativa, no asesoría)

Dependiendo de la modalidad y jurisdicción, pueden existir obligaciones como impuestos locales sobre rifas/derechos de explotación. Por ejemplo, en información pública de la Alcaldía de Medellín se menciona la declaración y pago asociado a derechos de explotación de rifas locales y requisitos documentales.
Adicionalmente, para premios puede aplicar ganancia ocasional y retención, como se aborda en doctrina tributaria publicada por DIAN (consulta pública).

🔎 Importante: valida tu caso con tu contador/asesor y con la autoridad competente según el alcance del sorteo.  [medellin.gov.co]

¿Quieres activar rifas promocionales en tu Delfín?

En DLP Systems te ayudamos a parametrizar el maestro de Premios y sorteos, definir reglas y dejar tu campaña lista para operar en caja con emisión de boletas y trazabilidad.