Similitudes y diferencias entre Factura electrónica y Tiquete POS electrónico
Antes de visualizar la comparación entre los requisitos de la factura electrónica y el tiquete POS electrónico, escuchemos un fragmento (minuto 29:08 al 31:45) de lo que opina la DIAN frente a las similitudes y diferencias entre los dos tipos de documentos.
Tabla comparativa entre los requisitos de la factura electrónica y el Tiquete POS electrónico, según la resolución DIAN 000165 del 1 de noviembre de 2023:
Es importante tener claro que el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS no podrá ser generado a través del sistema gratuito de la DIAN, y los proveedores tecnológicos tampoco están obligados a prestar este servicio, ya que este documento no se encuentra dentro del alcance de sus obligaciones. Así pues, los obligados a facturar que deseen expedir este tipo de documento y no cuenten con un proveedor tecnológico que ofrezca este tipo de servicio, entonces, deberán implementarlo con un desarrollo propio o a través de un desarrollo adquirido.
Adicionalmente, también se debe tener en cuenta que a un Tiquete POS electrónico tampoco se le podrá asignar una nota crédito, ya que se deberá usar otro sistema para su corrección o anulación, que son las notas de ajuste electrónicas.
Requisitos de la Factura electrónica de venta
Requisitos del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S
1.
De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
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El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se denominará “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.”.
2.
De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
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De conformidad con en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3.
Identificación del adquirente, según corresponda, así:
– De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios.
– Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
– Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los numerales 3.1. y 3.2. de este numeral.
Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. y 3.3. de este numeral.
Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.
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Para efectos de la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables conforme lo señala el artículo 771-2 del Estatuto Tributario es necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de que tratan los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del mismo Estatuto. Excepto para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual deberá cumplir con los anteriores requisitos y deberá identificar con nombre y razón social al adquiriente del bien y/o servicio, lo anterior con fundamento en la facultad establecida en los incisos 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Sin perjuicio de que se pueda registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en aquellos casos en que los adquirentes de bienes y/o servicios no suministren la información, pero en este caso documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S no se podrá constituir en soporte de costos, gastos e impuestos descontables.
4.
De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
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De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.
Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
5.
Fecha y hora de generación.
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Fecha y hora de generación.
6.
De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo.
La factura electrónica de venta se entenderá expedida, en todo caso, cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución.
Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se tendrá como fecha y hora de expedición de la factura electrónica de venta, la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
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De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
El documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución.
Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
7.
De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
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De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
8.
De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
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Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
Adicionalmente los obligados a facturar que opten por utilizar el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S., previsto en el presente numeral, deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:
1.1. Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
1.2. Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
1.3. La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.
1.4. El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
9.
De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
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De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
10.
La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
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Según el Anexo técnico 1.0 en su numeral 8.2 e indice de tabla DEAN02, esta información dará rechazo si el valor de este elemento no corresponde al valor “1”, es decir venta de contado.
De esta forma tenemos que el Tiquete POS electrónico no se podrá expedir para ventas a crédito.
11.
El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
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Según el Anexo técnico 1.0 en su numeral 8.2 e indice de tabla DEAN01, esta información es obligatoria, en las mismas condiciones que la factura electrónica.
12.
De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda.
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Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
13.
De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
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La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
14.
La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
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Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. Al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
15.
El Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
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El Código Único de Documento Equivalente Electrónico (CUDE).
16.
La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.
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La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
17.
El contenido del “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta” establecido en el artículo 60 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.
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Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico.” establecido en el Título 10 de la presente resolución.
18.
Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.
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Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software.
En resumen
Aunque ente la ley, la factura electrónica de venta y el documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema POS son dos documentos totalmente distintos, podemos ver que en sus requisitos, son básicamente iguales. Incluso, podríamos decir que por algunas restricciones y requisitos adicionales que tiene el Tiquete POS electrónico, este es un documento con más condiciones para su implementación. Para los negocios del nicho del Retail o de ventas por mostrador y que actualmente expiden factura electrónica, es mucho mas práctico seguir usando un solo sistema de facturación, que sería la Factura electrónica de venta.